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Exportando dados para a Contabilidade

Para a integração do Sistema Folha de Pagamento com o Sistema de Contabilidade você deve seguir alguns passos que facilitarão o seu trabalho, principalmente se forem executados na seguinte ordem:

Você também poderá verificar mais informações em Exportação para a Contabilidade de Base de Conhecimento.

1) Deixar o seu Sistema de Contabilidade pronto para receber os dados que serão exportados pelo Sistema Folha de Pagamento.

Para tanto proceda da seguinte forma:

a) entre no Sistema de Contabilidade

b) entre no menu Utilitários/Configuração do Sistema e configure o sistema;

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c) entre no menu Movimentação/Definir Empresa e "inicialize" a empresa; como o arquivo "Empresas" é comum a todos os sistemas, as mesmas empresas que você cadastrou no Sistema Folha de Pagamento estarão também cadastradas no Sistema de Contabilidade.

Quando você escolher a empresa para defini-la, o sistema avisará: Empresa não Inicializada, deseja inicializá-la Agora? Clique em "Sim"

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Informe os "Parâmetros Adicionais da Empresa". Para maiores informações sobre os Parâmetros do Sistema de Contabilidade, acesse aqui.

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d) agora, com a empresa devidamente inicializada, vá ao menu Manutenção/Plano de Contas e elabore seu Plano de Contas. Você pode também utilizar um dos Planos de Contas padrão do sistema.

OBSERVAÇÃO: Havendo dúvidas quanto à execução dos procedimentos acima descritos você pode esclarecê-las consultando o Help do Sistema de Contabilidade, onde são descritos detalhadamente.

PRONTO! AGORA O SEU Sistema de Contabilidade ESTÁ PRONTO PARA RECEBER OS LANÇAMENTOS GERADOS PELO Sistema Folha de Pagamento.

2) No Sistema Folha de Pagamento, menu Manutenção/Empresas/Parâmetros Adicionais da Empresa, na aba "Integração", clicar em Integra a Contabilidade, e defina:

a)se contabilizará por centro de custo;

b) tratando-se de filiais, se a exportação será realizada para a contabilidade da Matriz ou da Filial mesmo;

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3) Entrar no menu Manutenção/Tabelas/Contábil 

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Cadastre as contas contábeis para cada evento que você possui cadastrado na folha de pagamento.

Clique no botão “Novo” e informe:

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a) código do evento;
b) conta a débito;
c) conta a crédito;
d) código do histórico;
e) complemento do histórico, se houver.
Se você informou que fará a contabilização por centro de custo deverá cadastrar as contas contábeis para cada centro de custo que utilizar.

Se você executou o procedimento nº 1, o cadastramento das contas contábeis torna-se bastante simples porque, clicando nos "pontinhos (...)" existentes dentro do campo onde você informará as contas contábeis, o sistema lhe mostra o seu "Plano de Contas". Basta, então, você localizar a conta, clicar sobre ela e depois em "OK". Mas, se você preferir, pode digitar a conta.

OBSERVAÇÃO: Dependendo das características e necessidades de suas empresas (se o plano de contas contiver a mesma quantidade de níveis e caracteres para cada um deles), depois de elaboradas as Contas Contábeis para os seus Eventos, você pode copiá-las para quantas empresas quiser, procedendo da seguinte maneira:

Para isso defina a empresa onde a cópia será efetuada, acesse Movimentação>Lançamentos Contábeis>Manutenção, clique na seta Avança e em seguida clique no Botão Copia Conta

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- defina a empresa para a qual você deseja fazer a cópia;

Você poderá copiar um conta específica, excluir todas a contas e importar da outra empresa, copiar conta entre determinados centro de custo, copiar contas de centro de custo alternados.

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4) Se você definiu nos Parâmetros Adicionais da Empresa que utilizará Centro de Custo, entre no menu Manutenção/Tabelas/Centro de Custo e:

a) cadastre seus Centro de Custo.

PRONTO! AGORA O SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO ESTÁ PRONTO PARA GERAR OS LANÇAMENTOS E EXPORTÁ-LOS PARA A CONTABILIDADE.

5) Exporte os dados para o Sistema de Contabilidade:

A exportação para o Sistema de Contabilidade poderá ser feita de duas formas:

a) Transferência: quando os sistemas encontram-se instalados na mesma máquina; Entre no menu Utilitários/Exportação de Dados/Contabilidade/Transferência e informe o período a que se refere, o tipo (se detalhado ou totalizado), se totalizado informe tipo de totalização (diária ou mensal) e identifique o lote que será exportado.

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b) Arquivo: quando os sistemas estão em máquinas diferentes você pode gerar um arquivo para ser importado pelo Sistema de Contabilidade na máquina em que ele estiver. Aí, entre no menu Utilitários/Exportação de Dados/Contabilidade/Arquivo; nesse caso, além de fornecer as mesmas informações que na exportação por Transferência, você indicará o local onde deseja que seu arquivo será gerado para que o Sistema de Contabilidade possa importá-lo.

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Se, ao preparar o Sistema Folha de Pagamento para exportar os dados para o Sistema de Contabilidade você cometeu algum erro ou esqueceu-se de algo, quando você solicitar que o Sistema Folha de Pagamento faça a exportação, independentemente de ser por Transferência ou por Arquivo, o sistema avisará que a exportação não pôde ser realizada por motivo de inconsistências e apresenta um relatório de quais são elas. Faça as correções necessárias e peça novamente a exportação.

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6) Confira os dados exportados (a conferência poderá também ser feita, antes de exportar para o Sistema de Contabilidade, desta forma, quando a exportação for feita, os lançamentos já estarão conferidos).

Finalmente, para verificar os lançamentos gerados e exportados pelo Sistema Folha de Pagamento, entre no menu Relatórios/Planilha Contábil. Nesse relatório as inconsistências são melhor detalhadas para que você possa providenciar as devidas correções.

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