Utilizando o Gerador de Relatórios - Tabelas
TABELAS
Para entendermos melhor o funcionamento do gerador de relatórios, precisamos ter alguns conhecimentos básicos sobre bancos de dados como Tabelas, Campos, Registros.
As Tabelas possuem um conjunto de campos e dentro destes campos estarão armazenadas as informações digitadas por você. Podemos comparar um Banco de Dados a um Arquivo Fichário (Como aqueles de aço que são utilizados nos escritórios), O Arquivo ( que seria o banco de dados) possui várias Gavetas (que seriam as tabelas), dentro das Gavetas estão as Pastas(que seriam os campos), e dentro das Pastas estão os Documentos (Que são os registros de informações armazenadas).
Dentro de um banco de dados existem várias tabelas dependendo dos tipos de informações que estarão sendo armazenadas. Vejamos o exemplo a seguir:
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FUNCIO
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||
| CODIGO | NOME |
SALARIO
|
| 001 | MARIA CRISTINA |
850,00
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| 002 | JOAQUIM JOSÉ |
1050,00
|
| 003 | ANGELA MARIA |
1000,00
|
| 004 | PEDRO AUGUSTO |
900,00
|
|
CLIENTES
|
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| NUMERO | NOME |
DATA DO CADASTRO
|
| 111.222.333-44 | MARIA CRISTINA |
10/02/2003
|
| 123.715.188-08 | JOAQUIM JOSÉ |
20/03/2003
|
| 154.781.568-09 | ANGELA MARIA |
25/03/2003
|
| 215.338.828-78 | PEDRO AUGUSTO |
28/02/2003
|
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FORNEC
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| NUMERO | NOME |
DATA DO CADASTRO
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| 111.222.333-44 | MARIA CRISTINA |
10/02/2003
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| 123.715.188-08 | JOAQUIM JOSÉ |
20/03/2003
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| 154.781.568-09 | ANGELA MARIA |
25/03/2003
|
| 215.338.828-78 | PEDRO AUGUSTO |
28/02/2003
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LANC2003
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| CODIGO | DATA | HISTORICO |
VALOR
|
|
1
|
10/02/2003 | COMPRA MATÉRIA PRIMA |
850,00
|
|
2
|
20/03/2003 | PGTO DE DUPLICATA |
1050,00
|
|
3
|
25/03/2003 | NOTA FISCAL DE COMPRA |
1000,00
|
|
4
|
28/02/2003 | DEVOLUÇÃO MERCADORIAS |
900,00
|
|
HISTORAE
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| CODIGO | DESCRICAO | TIPO |
VALOR UNITARIO
|
|
1
|
MATERIAIS DE ESCRITÓRIO | D |
850,00
|
|
2
|
HONORÁRIOS | R |
1050,00
|
|
3
|
DESPESAS COM MATERIAIS | D |
1000,00
|
|
4
|
DARF - IRPJ | T |
900,00
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A Tabela se chama CLIENTES e possui os Campos: Número, Nome e Data do Cadastro que são as colunas. Cada registro de informação armazenada corresponde a uma linha, entenda como registro de informação o conteúdo dos campos desta linha. Por exemplo, o primeiro registro armazenado na tabela é o Número 111.222.333-44, Nome Maria Cristina, Data do Cadastro 10/02/2003.
Quando no relatório selecionarmos estes campos para impressão, o sistema irá imprimir o conteúdo de cada um deles, em linhas de acordo com os registros apresentados.
Se um novo registro for inserido nesta tabela, ele será uma nova linha, com os 3 campos disponíveis para que se possa preencher seus conteúdos.
Se o registro for eliminado, toda a linha é apagada da tabela.
Nos relatório você poderá escolher também o campo para ordenação. Conforme a tabela acima se escolhermos a ordem pelo campo Nome, o relatório seria impresso da seguinte forma:
| CODIGO | NOME |
SALARIO
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| 003 | ANGELA MARIA |
1000,00
|
| 002 | JOAQUIM JOSÉ |
1050,00
|
| 001 | MARIA CRISTINA |
850,00
|
| 004 | PEDRO AUGUSTO |
900,00
|
| NUMERO | NOME |
DATA DO CADASTRO
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| 154.781.568-09 | ANGELA MARIA |
25/03/2003
|
| 123.715.188-08 | JOAQUIM JOSÉ |
20/03/2003
|
| 111.222.333-44 | MARIA CRISTINA |
10/02/2003
|
| 215.338.828-78 | PEDRO AUGUSTO |
28/02/2003
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| CODIGO | DATA | HISTORICO |
VALOR
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|
1
|
10/02/2003 | COMPRA MATÉRIA PRIMA |
850,00
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4
|
28/02/2003 | DEVOLUÇÃO MERCADORIAS |
900,00
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|
2
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20/03/2003 | PGTO DE DUPLICATA |
1050,00
|
|
3
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25/03/2003 | NOTA FISCAL DE COMPRA |
1000,00
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| CODIGO | DESCRICAO | TIPO |
VALOR UNITARIO
|
|
4
|
DARF - IRPJ | T |
900,00
|
|
3
|
DESPESAS COM MATERIAIS | D |
1000,00
|
|
2
|
HONORÁRIOS | R |
1050,00
|
|
1
|
MATERIAIS DE ESCRITÓRIO | D |
850,00
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O relacionamento entre as tabelas é outro ponto muito importante para o funcionamento correto dos relatórios. Mesmo que você tente unir dados de tabelas que não tenham relacionamento entre si, o próprio gerador irá lhe informar. O relacionamento existe quando um campo de uma determinada tabela tem correspondência com o campo em outra tabela do sistema, isto é, o conteúdo destes campos contém os mesmos tipos de informações. Por exemplo as tabelas CLIENTES e REGIAO estão relacionadas pelos campos CodReg da tabela CLIENTES e Cod da Tabela REGIAO. O nome dos campos é diferente porém os dois armazenam o código da região.
Para que a idéia de relacionamento fique clara vejamos o seguinte exemplo da montagem de um novo relatório:
Nela você deverá selecionar a aba Consultas/Relatórios para que o gerador entenda que você deseja criar um novo relatório. Mesmo que você pretenda gerar uma etiqueta ou documento, será necessário antes, gerar um relatório para selecionar os campos a serem utilizados, as quebras e as condições que irão delimitar os dados no relatório como datas, Números de Clientes, etc. E depois desta etapa, você conseguirá montar a sua etiqueta ou documento apenas posicionando os campos a partir desta consulta. Veja mais informações em Gerando Etiquetas/Documentos.
Na tela inicial do gerador de relatórios você encontrará alguns botões específicos como:
NOVO : Cria um novo relatório para que você possa informar suas especificações.
EDITA: Edita um relatório gerado para que você possa alterar suas especificações.
VISUALIZA DADOS: Mostra numa grade os dados selecionados pelo relatório
FORMATA ETIQUETA: Permite que você crie um modelo de etiqueta informando as dimensões e medidas do formulário.
Os botões Imprime e Preview já foram explicados conforme item Imprimindo Relatórios