SPED CONTÁBIL

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I – livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II – livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III – livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

Segundo a Instrução Normativa RFB nº 787/07, estão obrigadas a adotar a ECD:

I – em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

II – em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.

Portanto, a partir do ano-calendário 2009, estão obrigadas ao Sped Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real.

Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.

As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.

As regras de obrigatoriedade não levam em consideração se a sociedade empresária teve ou não movimento no período. Sem movimento não quer dizer sem fato contábil. Normalmente ocorrem eventos como depreciação, incidência de tributos, pagamento de aluguel, pagamento do contador, pagamento de luz, custo com o cumprimento de obrigações acessórias (como apresentação de DCTF e DIPJ), entre outras.

Como funciona

A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação).

Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.

Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido pelo Sped.

Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet.

Por meio do PVA do Sped Contábi, execute os seguintes passos:

I – Validação do arquivo contendo a escrituração.

II – Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista.

III – Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua Jurisdição como obter a identificação.

IV – Assinados a escrituração e o requerimento, faça a transmissão para o Sped.

V – Concluída a transmissão, será fornecido um recibo.
VI – Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será “o livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial”.

Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação. Recebido o pagamento, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital.

A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio:

a) Autenticação do livro;
b) Indeferimento; e
c) Sob exigência.

IMPORTANTE: Para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência.

Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta.

O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração recuperação de backup.

Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.

Para que seja possível a geração do arquivo e exportação do Sped Contábil é necessário que a empresa tenha o Plano de Contas Referencial cadastrado corretamente.

Para verificação do cadastro do Plano de Contas Referencia, acesse o menu Manutenção>Plano de Contas>Referencial>Plano Referencia da RF>Manutenção

Obs: Todas as Contas do Plano de Contas utilizado pela empresa deverá tem uma Conta Referencial cadastrada, inclusive as contas para as quais não houve movimentação no período.

Para verificar a referenciação das contas contábeis, acesse o menu Manutenção>Plano de contas>Referencial>Mapeamento>Manutenção

Depois de conferido o cadastro do Plano de Contas Referencial e do mapeamento das contas contábeis, acesse o menu Utilitários/Exportação de Dados/Escrituração Contábil Digital – ECD

Preencha as informações solicitadas

Primeira aba – Principal

No Diretório para Geração do Arquivo defina um local onde deverá ser salvo o Arquivo gerado pelo Sistema.

Segunda aba – Informações Adicionais

Preencha as informações solicitadas

Terceira aba – Informações Adicionais 2

Preencha as informações Solicitadas

Quarta Aba - Informações Adicionais 3

Preencha as informações solicitadas

No campo informe o diretório do arquivo para o Registro J800 – Informações Adicionais 2 - Campo Registro J800 - Outras Informações, defina o local onde está salvo o arquivo

O Registro J800 permite que seja anexado um arquivo em formato texto RTF (Rich Text Format) na escrituração, que se destina a receber informações que devam constar do livro, tais como notas explicativas, outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc. (esse registro não é obrigatório)

O procedimento para anexar é o seguinte:

1 – Digite o documento que deseja anexar no Word;

2 – Salve o documento como *.rtf;

3 – Abra o documento no Bloco de Notas;

4 – Copie todo o conteúdo do arquivo aberto no Bloco de Notas; e

5 – Cole o conteúdo copiado no registro J800

Caso existam Contas cadastradas no Plano de Contas que não possuam Contas Referenciais vinculadas o sistema apresentará mensagem de inconsistências, questionando se deseja continuar a geração do arquivo.

Clicando em Não será apresentada a tela informando que a Exportação não foi concluída devido a inconsistências.

Em seguida o Sistema apresentará a informação contendo todas as contas contábeis que não possuem contas referenciais cadastradas.

Será necessário realizar a manutenção das contas, cadastrando as contas referenciais ou caso não tenha movimentação para as mesmas poderá ser feita a exclusão da conta no Plano de Contas.

Após corrigidas as inconsistências encontradas deverá ser gerado um novo Arquivo.

Caso as informações estejam corretamente cadastradas o Sistema apresentará a mensagem informando que a Exportação de dados foi concluída com sucesso.

Em seguida acesse o Programa do Sped Contábil instalado em sua máquina e acesse o menu Arquivo, Escrituração Contábil, Importar e busque pelo arquivo gerado pelo Sistema e salvo em sua máquina.

Importe o Arquivo.

Caso as informações cadastradas estejam corretas o Programa do Sped Contábil dará mensagem que a Importação foi concluída com êxito e questionará se Deseja fazer a validação de conteúdo agora.

Instalação do PVA

Obs: A Instalação do PVA é de responsabilidade da empresa, portanto o suporte técnico não dará informações sobre ela, para facilitar o trabalho colocamos aqui um passo a passo de instalação, caso haja alguma dúvida favor entrar em contato com a Receita Federal.

Para Instalação do PVA acesse o Link:

http://sped.rfb.gov.br/pasta/show/1273