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Cadastro de Cotações e Análise da melhor Cotação

  • Para que a empresa consiga analisar qual a melhorrealizar cotaçãoões cadastradavocê para determinado produto, o usuário deverádeve acessar o menu Movimentação/Cotações/Cadastra e cadastrar todas as cotações feitas (relacionadas ao produto)

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    É possível puxar uma Cotação de uma Solicitação de Compras ou fazer uma cópia de uma cotação previamente cadastrada. Para saber mais detalhes, veja o item Cadastrando Cotações de Compra Provenientes de Solicitações de Compra.

    1) Aba Itens

    Faremos a cotação referente a Solicitação de Compras cadastrada anteriormente, na tela apresentada selecione a opção Solicitação de Compras em seguida clique no botão Seleciona Documento/Produto

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    O Sistema apresentará a tela com as Solicitações de Compras cadastradas

    Você conseguirá definir a solicitação de compras e os produtos que serão cotados

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    Clique em OK e serão importados os produtos selecionados

    O Sistema pedirá para que você defina o Fornecedor que dará a cotação dos produtos que serão comprados

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    Nessa aba serão incluídos os ítens da Cotação com suas respectivas quantidades, valor unitário, valor total e tributações.
    Quando o Sistema Controle de Compras é integrado com o Sistema Controle de Estoque é possível fazer compras de mercadorias com uma unidade de medida e armazená-las em outra. Neste caso é muito importante que seja informada a taxa de conversão para que o sistema possa realizar a inclusão deste produto no estoque da forma correta. Por exemplo: Se um produto é comprado em caixas com 12 unidades cada e armazenado em unidade, poderemos ter uma nota fiscal com 10 caixas. Neste caso a taxa de conversão será 12, ou seja, o sistema dará entrada no estoque de 120 unidades.

    Lembre-se que se os valores da cotação forem lançados corretamente, quando essa cotação for puxada para uma ordem de compra, os valores também serão inseridos corretamente.

    Pressionando o botão image.png  será aberta uma tela que exibe todos os dados da última compra do produto que está selecionado na grade de itens:

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    Essa tela é somente de visualização, não permitindo que você insira ou altere qualquer informação.

    2) Aba Fechamento

    Nessa aba constarão o Valor Total da Cotação e o Desconto dado pelo fornecedor para a mercadoria cotada, além de informações sobre a condição de pagamento das mercadorias, o nome da pessoa com a qual o contato foi feito e observações pertencentes à cotação.

    A caixa de informação de desconto total somente fica disponível se os produtos não possuírem alíquota de IPI. Caso contrário, o desconto deverá ser informado por item, na primeira aba.

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    O botão de Observações, quando pressionado, abre uma tela já com as observações cadastradas nos Parâmetros Adicionais da Empresa e você poderá incluir novas observações

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    Após a gravação, caso tenha optado por imprimir os documentos automaticamente, o sistema irá perguntar se deseja imprimir a Cotação.

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    Essa impressão também pode ser efetuada através do menu Relatórios/Emissão de Documentos, onde estarão disponíveis os itens Solicitações de Compras, Cotações, Ordens de Compra e Notificações de Recebimento. Para mais informações, veja o item Emitindo Documentos.

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    Para realizar a análise das cotações evocê determinar qual a melhor delas para a compra a ser efetuada o usuário deverádeve acessar o menu Movimentação/Cotações/Análise do Melhor Preço de Compras/Cadastra.

    Compra.

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    Nessa

    Em seguidatela o usuário deveráterá definira quaisoportunidade de selecionar diversas cotações, analisar e comparar as condições oferecidas por cada fornecedor.

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    Obrigatoriamente é necessário informar um determinado intervalo: Cotação Inicial e Cotação Final, determinadas Cotações, determinado Fornecedor ou Determinado Período. Também é permitido ao usuário informar a ordem que os dados relacionados à cotação serão apresentados na tela, clicando na opção Utiliza essa ordenação como padrão e selecionando os campos que farão parte do índice fixo.

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    Ao término da seleção, clique no botão Próximo para ativar a 2. tela onde serão listados os dados das Cotações serãpor Produto:

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    A tela de Análise de Cotações é dividida em 2 partes, onde primeiramente são analisadas,listados essaas informações dos produtos disponíveis conforme a seleção poderealizada seranteriormente feitae baseadalogo abaixo, as cotações relacionadas.

    Clique no númeroprimeiro item e serão apresentadas as informações das cotações oudo mesmo

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    Clique no período,segundo item e serão usuário deverá tambem determinar qual a Ordem para Seleção da melhor cotação (se deve ser pelacondição de pagamento, valor total, data de entrega, etc).

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    .

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    Caso o usuário clique em “Seleciona cotações alternadamente”, o Sistema apresentaráapresentadas as informações com o número das cotações quedo podemmesmo

    ser

    image.png

    selecionadas

    Para aprovar uma cotação clique em  image.png  e serão CNPJmarcadas ou desmarcadas as cotações:

    image.png

    Também está disponível nessa tela o botão image.png  para consultar o último preço do Produto Selecionado, ou seja, apenas posicione o cursor no produto desejado e Razãclique em seguida no botão Socialde dosconsulta Fornecedorese dasa respectivasseguinte cotações.

    tela

    .

    será

    apresentada:.

    Sem títuloimage.png

    .No momento que você aprova a Cotação, a linha do fornecedor aprovado ficará na cor verde

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    ClicandoAo natérmino setada Avança,aprovação das cotações, será apresentadanecessário todas as cotações cadastradas de acordo comconfirmar a seleção anterioratravés do botão image.png  , os dados serão confirmados e na ordem determinada na tela.reservados:

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    .

    Ao

    .

    confirmar

    Eme seguidareservar o usuário deverá clicar na melhor cotação (de acordo com os parâmetros definidos por ele) e clicar no Botão “A” Aprova/Desaprova Item. A cotação escolhida ficará na cor Rosa

    .

    .

    .

    Em seguida o usuário deverá clicar no Botão Confirma Seleção das Melhores Cotações para Análise e clicar na Seta Avança

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    .

    .

    O Sistema questionarádará mensagem questionando se você deseja fazer novas análiseslises, clicando em sim você retornará para a tela anterior e fará a próxima análise, clicando em seguidanão perguntaráo Sistema irá questionar se o usuário deseja Gerar acriar Ordem de Compra para aas Análise.

    cotações

    .

    aprovadas,

    se

    .

    .

    Se o usuário definir que Sim,confirmado, o sistema cadastrarácria automaticamenteas a Ordemordens de Compracompra para todos os produtos selecionados, por fornecedor e marca a Análise escolhida.como Essa Ordem de Compraconcluída, não poderápermitindo ser editada pois foi cadastrada automaticamente pela Análise de Cotação.alterações.

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    Será

    .

    questionado

    .

    .

    O Sistema dará mensagemtambém se desejaDeseja encerrar as movimentações para a cotação ...

    Sim - a cotação será encerrada e não mais movimentada

    Não - a cotação continuará aberta e poderá ser movimentada

    Se foram analisadas várias cotações ao mesmo tempo você pode definir Sim/Não para todas elas

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    O mesmo acontecerá para as Solicitações que geraram as Cotações, o sistema questionará se deseja encerrar a solicitação de compras

    Sim - a solicitação será encerrada e não mais movimentada

    Não - a solicitação continuará aberta e poderá ser movimentada

    Observação:

    Se na Solicitação de Compras não foi definido o CFOP, o Sistema não conseguirá cadastrar a Ordem de Compra automaticamente

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    Na finalização da Análise do melhor preço o Sistema dará mensagem

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    Se você acessar o menu Movimentação>Cotações>Analise do Melhor Preço>Manutenção, será possível visualizar as análises realizadas

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    Se você acessar o menu Movimentação>Ordem de Compra>Manutenção, conseguirá visualizar a ordem de compras cadastrada automaticamente na aprovação da Análise de Cotação

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    Observações importantes:

    1. As cotações selecionadas pertencerão a Análise que foi confirmada, concluída ou não, e não poderão ser reutilizadas em outras análises.
    2. As Análises não concluídas poderão ser alteradas normalmente.
    3. Se não for selecionado uma ordem padrão na tela de Seleção de Dados, o sistema disponibiliza as colunas que contém os dados das cotações como índices, por exemplo, você poderá ordenar os Produtos por Código ou Descrição, as Cotações jápor analisadas.Aprovada, Número da Cotação, Item, Fornecedor, Valor Unitário, Quantidade, Valor Total, Data da Entrega, Data da Necessidade, Valor do Desconto e Condição de Pagamento, apenas clicando no título da coluna desejada.

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